Компанијата веќе користи SAP или Oracle NetSuite за своето работење. Но како информациите од тој систем да бидат усогласени со локалното сметководство и даночните обврски во Македонија без непотребно двојно внесување и рачно пренесување податоци?
Ова прашање не се однесува само на меѓународните компании што имаат подружници во Македонија. Подеднакво е релевантно и за македонските компании што користат напредни ERP системи за управување со продажба, набавки, финансии и оперативни процеси.
И во двата случаи, постои ист предизвик: глобален или комплексен ERP систем од една страна и потреба од правилно организирано локално сметководство од друга.
Постоен систем
Компанијата продолжува со SAP, NetSuite или сопствениот воспоставен начин на работа.
Размена на податоци
Релевантните информации се пренесуваат и усогласуваат според дефинирани правила.
Локално сметководство
Евиденција и обработка во согласност со применливите македонски барања.
1. Зошто ERP системот и локалното сметководство треба да бидат поврзани?
SAP и Oracle NetSuite се користат за управување со различни деловни и финансиски процеси. Компаниите преку нив можат да организираат продажба, набавки, залихи, финансиски информации и интерни извештаи.
Но, независно од тоа каков софтвер користат, компаниите што работат во Македонија треба да ги исполнуваат применливите локални сметководствени, даночни и административни обврски.
За една меѓународна компанија, ова може да значи поврзување на глобалниот ERP со евиденциите на македонската подружница. За домашна компанија, може да значи подобра размена на податоци меѓу интерниот ERP и локалното сметководствено решение.
2. Што се случува кога системите не се поврзани?
Компанијата може совршено да ги организира продажбата и набавките во својот ERP, а сепак локалното сметководство да зависи од дополнителни табели, извештаи и документи што се пренесуваат рачно.
Двојно внесување
Истата трансакција или финансиска информација се обработува во повеќе системи.
Размена преку повеќе канали
Документи и извештаи циркулираат преку email, Excel или други одвоени канали.
Рачно усогласување
Потребна е дополнителна проверка дали податоците во двата система се совпаѓаат.
Доцнење на информации
Менаџментот и сметководствениот тим не секогаш ги добиваат потребните податоци навреме.
Колку е поголем бројот на фактури, вработени и трансакции, толку поважно станува движењето на информациите да биде јасно дефинирано.
3. SAP и NetSuite: Миграција или интеграција?
Овие два поима често се користат во сличен контекст, но означуваат различни пристапи.
| Миграција | Интеграција | |
|---|---|---|
| Што се прави? | Податоци се пренесуваат од еден систем во друг. | Се воспоставува организирана размена на информации меѓу системи. |
| Што се случува со ERP? | Може да биде дел од премин кон ново решение. | Компанијата може да продолжи да го користи постојниот ERP. |
| Типична потреба | Промена на систем или префрлање историски податоци. | Усогласување на тековните деловни и сметководствени процеси. |
| Клучно прашање | Кои податоци треба да се пренесат? | Кои податоци, кога и на кој начин треба да се разменуваат? |
За компаниите што веќе имаат воспоставени процеси во SAP или NetSuite, интеграцијата може да биде посоодветна од целосна промена на системот. Конкретниот пристап зависи од поставеноста, достапните технички можности и обемот на информации.
4. Како би изгледало поврзувањето во пракса?
Во поедноставен модел, компанијата ги креира и обработува деловните информации во својот ERP систем. Релевантните податоци потоа се пренесуваат во локалното сметководствено решение, каде што се обработуваат за потребите на македонското работење.
Шематски пример. Точниот обем и динамика на размена зависат од имплементацијата.
Ваквиот модел има цел да го намали рачното препишување, но не ја исклучува потребата од сметководствена проверка и контрола на податоците.
5. Македонска регулатива, ДДВ и е-Фактура
ERP системот може да биде централен за компанијата, но локалните обврски и понатаму мора да бидат исполнети. Затоа начинот на кој информациите се пренесуваат кон сметководството треба да ги земе предвид релевантните македонски барања.
- Сметководствена евиденција на деловните трансакции.
- Пресметување и пријавување ДДВ, кога е применливо.
- Плати и поврзани обврски кон вработените.
- Подготовка на локални финансиски и даночни извештаи.
- Документација, проверки и други административни обврски.
Темата за е-Фактура дополнително ја истакнува потребата од уреден процес. Не е доволно само фактурата да биде во дигитален формат; важно е кој ја креира, кој ја проверува, како се следи нејзиниот статус и како податоците се поврзуваат со сметководствената евиденција.
6. Дали ова решение е само за меѓународни компании?
Не. Потребата од поврзување со локално сметководство зависи од начинот на работа, а не од тоа дали сопственикот на компанијата е домашен или странски.
| Компанија | Како го користи ERP? | Зошто ѝ треба поврзување? |
|---|---|---|
| Македонска компанија | Интерно користи SAP или NetSuite за продажба, набавки, залиха и финансиски активности. | За подобра размена на информации со локалното сметководство, независно дали е интерно или надворешно. |
| Меѓународна компанија со правно лице во Македонија | Користи ERP во рамки на поширока корпоративна структура. | За да ги усогласи релевантните ERP информации со локалните сметководствени и даночни обврски. |
Во двата случаи, компанијата може да има сопствен сметководствен тим или да работи со надворешно биро. Тоа влијае на организацијата на процесот, но не ја менува потребата податоците да бидат правилно усогласени.
7. Што ако компанијата има сопствен сметководствен тим?
Компанија што користи SAP или NetSuite интерно не мора да го менува својот финансиски тим за да разгледа локално софтверско решение.
Еден пристап е интерниот тим да продолжи со своите задачи, додека ERP податоците се поврзуваат со соодветно локално сметководствено решение. Друг пристап е локалното сметководство да го води надворешен партнер што работи со релевантните информации.
Модел А: Интерен тим
Постојниот ERP и внатрешното сметководство се задржуваат, а потребниот локален процес се организира преку соодветно софтверско поврзување.
Модел Б: Надворешно сметководство
Компанијата го задржува ERP системот, додека надворешниот сметководствен тим работи со релевантните податоци преку договорен процес.
8. Каде се вклопуваат АК Дигитал и Александар.АК?
АК Дигитал е платформа развиена од Александар.АК за организација на финансиските и административните процеси. Може да се користи како самостојно софтверско решение или заедно со сметководствените услуги на Александар.АК.
За компаниите што веќе работат во SAP или NetSuite, релевантно е да се разгледа како нивниот постоен ERP би можел да се поврзе со локалното сметководство. Конкретната интеграција треба да се дефинира и технички потврди според употребуваниот ERP, податоците и потребите на компанијата.
Самостоен софтвер
Компанијата го користи АК Дигитал за релевантните локални процеси, без задолжителна промена на сметководственото биро.
Со сметководството на Александар.АК
Компанијата и сметководствениот тим можат да работат во поврзан процес со усогласени информации, според договорениот модел на соработка.
Вредноста не е во тоа компанијата да има уште еден систем, туку податоците и одговорностите да се организираат така што ќе се намали непотребната административна работа.
9. Како да процените дали Ви е потребна ERP интеграција?
Пред да се разгледуваат технички решенија, корисно е да се утврди каде постојниот процес создава најмногу дополнителна работа.
Од каде да започнете?
10. Глобален ERP и локално сметководство не мора да бидат два одвоени света
За македонските и за меѓународните компании што користат SAP или NetSuite, клучното прашање не е дали да го напуштат постојниот систем, туку дали информациите што веќе ги имаат можат подобро да се искористат за локалното сметководство.
Кога ERP системот и сметководствениот процес се поврзани преку јасна логика на размена и контрола, компанијата може да го намали рачното работење, да ја подобри координацијата и полесно да управува со финансиските информации.
Најчести прашања
Дали мора да го замениме SAP или NetSuite?
Не нужно. Кај соодветна техничка поставеност може да се разгледа интеграција со локално сметководствено решение без целосна замена на постојниот ERP.
Дали интеграцијата е релевантна и за македонски компании?
Да. Потребата за поврзување зависи од ERP системот и организацијата на финансиските процеси, не само од сопственичката структура на компанијата.
Може ли да го задржиме сопствениот сметководствен тим?
Да, тоа е можен организациски модел. Како би функционирала конкретната софтверска интеграција треба да се утврди според потребите и техничката поставеност.
Дали SAP или NetSuite автоматски се поврзуваат со е-Фактура?
Не треба да се претпоставува автоматска интеграција. Конкретната функционалност зависи од ERP конфигурацијата, локалниот систем и официјалните технички барања.
Како би изгледала интеграцијата во Вашата компанија?
Ако користите SAP или Oracle NetSuite, следниот чекор е да се разгледа кои податоци и процеси навистина треба да се поврзат со локалното сметководство во Македонија.
Разговарајте со тимот на Александар.АК и АК Дигитал за Вашата постојна поставеност, потребите за сметководствена обработка и можниот пристап кон интеграција.
