Е-Фактурата е една од најважните промени во начинот на фактурирање и сметководствено работење во Македонија. Наместо фактурата да биде само документ што компанијата го подготвува, испраќа и архивира сама, новиот систем воведува структуриран електронски процес во кој фактурата се креира, потпишува, доставува и валидира преку системот на Управата за јавни приходи.
За компаниите, ова не е само техничка промена. Е-Фактурата ќе влијае врз начинот на издавање фактури, прием на фактури, ДДВ евиденција, комуникација со сметководството и организација на деловните процеси. Затоа подготовката не треба да се остави за последен момент.
Во продолжение објаснуваме што е е-Фактура, како функционира, кого најмногу го засега и кои чекори треба да ги преземат компаниите додека системот е во тест фаза.
Што е е-Фактура?
Е-Фактура е електронска фактура во структуриран формат, која се доставува преку системот за е-Фактура и се валидира од УЈП. За разлика од PDF фактура испратена по e-mail, е-Фактурата не е само визуелен документ, туку податочен документ што може автоматски да се обработува од системи за фактурирање, сметководство и даночна евиденција.
Во практична смисла, тоа значи дека фактурата треба да содржи точни структурирани податоци, соодветен даночен третман, дигитално потпишување и успешна валидација во системот. По успешната валидација, фактурата добива единствен идентификатор и станува дел од дигиталната трага на трансакцијата.
Важно: PDF фактура испратена по e-mail не е исто што и е-Фактура. Клучната разлика е во структурираниот формат, дигиталното потпишување и валидацијата преку системот на УЈП.
Зошто се воведува системот е-Фактура?
Главната цел на е-Фактурата е да се создаде појасна, побезбедна и поавтоматизирана размена на фактури меѓу компаниите и институциите. Со централен систем за евиденција и валидација, деловните трансакции стануваат полесни за следење, а даночните податоци се достапни во структуриран формат.
За државата, ова значи поголема транспарентност и подобра контрола на даночните текови. За компаниите, промената може да значи помалку рачно внесување податоци, помалку грешки во фактурите и поорганизирана комуникација меѓу бизнисот и сметководството.
Во која фаза е системот е-Фактура?
Системот е-Фактура во моментов е во тест фаза, со цел компаниите, сметководителите и софтверските решенија навремено да се запознаат со начинот на функционирање, техничките барања и процесот на електронско фактурирање.
Бидејќи станува збор за систем што сè уште се тестира и доработува, компаниите треба редовно да ги следат официјалните насоки на УЈП и документацијата на eFaktura Wiki, наместо да се водат според неофицијални или застарени информации.
Тест фазата е добар период компаниите да проверат како моментално ги издаваат фактурите, дали нивниот софтвер може да се прилагоди, како се поставени ДДВ ознаките и како сметководството ќе има навремен увид во фактурите.
Како функционира процесот на е-Фактура?
Процесот на е-Фактура не се состои само од испраќање документ. Тој вклучува повеќе чекори што треба да бидат правилно поставени уште пред фактурата да биде доставена.
| Чекор | Што се случува | Што значи за компанијата |
|---|---|---|
| 1. Креирање | Фактурата се подготвува во софтвер, веб апликација или преку интеграција. | Податоците мора да бидат точни уште пред испраќање. |
| 2. Потпишување | Фактурата се потпишува со валиден дигитален сертификат. | Потребна е техничка и административна подготовка. |
| 3. Валидација | Системот ја проверува фактурата и нејзиниот даночен третман. | Грешките ќе треба да се коригираат пред фактурата да продолжи понатаму. |
| 4. Идентификатор | По успешна валидација фактурата добива единствен идентификатор. | Се создава дигитална трага за трансакцијата. |
| 5. Доставување | Издавачот и примачот добиваат известување за фактурата. | Се намалува рачното препраќање документи. |
Кои компании треба навреме да се подготват?
Иако системот е во тест фаза, одредени компании имаат поголема потреба навреме да го разберат процесот, бидејќи кај нив обемот на фактури, ДДВ третманот или софтверската интеграција се посложени.
Особено важно е за:
- ДДВ обврзници;
- компании со голем број фактури;
- трговски компании и компании со залиха;
- увозници и извозници;
- компании со ERP или сопствен софтвер;
- компании што работат со домашни и странски клиенти.
Овие компании треба навреме да проверат:
- дали софтверот може да се прилагоди;
- кој ќе креира и одобрува фактури;
- кој дигитален сертификат ќе се користи;
- дали ДДВ третманот е правилно поставен;
- како ќе се комуницира со сметководството;
- како ќе се архивираат и следат фактурите.
Што се менува во сметководството?
Е-Фактурата нема да го замени сметководството, но ќе го промени начинот на кој сметководството ги добива, проверува и обработува фактурите. Наместо фактурите да стигнуваат по e-mail, во хартија или преку различни канали, процесот ќе се движи кон централизирана и структурирана размена.
Тоа значи дека компаниите ќе треба многу повнимателно да ги постават интерните правила: кој ја издава фактурата, кој ја проверува пред испраќање, кој го следи нејзиниот статус, кој ја прифаќа примената фактура и како информацијата стигнува до сметководството.
За сметководството, најважно ќе биде податоците да бидат точни уште во моментот на креирање на фактурата. Ако даночниот третман, податоците за купувачот, ставките или вкупните износи не се правилно внесени, грешката може да се појави уште во процесот на валидација.
Даночни индикатори и ДДВ третман
Еден од најважните делови на системот е правилното означување на даночниот третман на прометот. Во тест фазите УЈП посебно ги истакнува даночните индикатори, кои покажуваат дали прометот е оданочив со општа или повластена стапка, ослободен од ДДВ, не е предмет на ДДВ или дали ДДВ обврската се пренесува на примателот на прометот.
Ова е особено важно за компании што имаат различни типови фактури: домашни продажби, услуги кон странски компании, увозно-извозни трансакции, авансни плаќања, сторнирања или специфични ДДВ режими.
Во вакви случаи, е-Фактурата не е само прашање на техничко испраќање документ. Таа бара правилно поставен сметководствен и даночен процес уште пред фактурата да биде креирана.
Како компанијата да се подготви за е-Фактура?
Подготовката за е-Фактура треба да биде комбинација од техничка, сметководствена и организациска проверка.
| Подготовка | Прашање | Зошто е важно |
|---|---|---|
| Фактурирање | Кој систем го користите за издавање фактури? | Од ова зависи дали ќе користите веб апликација или API интеграција. |
| Дигитален сертификат | Кој ќе потпишува е-Фактури? | Потпишувањето е дел од процесот на правна и техничка валидност. |
| ДДВ третман | Дали фактурите имаат правилни даночни ознаки? | Грешен ДДВ третман може да создаде погрешна евиденција или потреба од корекции. |
| Интерни правила | Кој креира, проверува, испраќа и следи фактури? | Јасната одговорност го намалува ризикот од пропуштени или погрешни фактури. |
| Сметководство | Како сметководителот ќе има увид во фактурите? | Потребна е навремена размена на податоци и контрола. |
| Архива | Како ќе се чуваат фактурите и статусите? | Дигиталната трага треба да биде достапна и организирана. |
| Тестирање | Дали компанијата го тестира процесот навреме? | Тестирањето открива технички и организациски проблеми додека системот е во тест фаза. |
Што треба да провери компанијата уште сега?
Компаниите не треба да чекаат системот целосно да влезе во практична употреба за да започнат со подготовка. Тест фазата може да се искористи за проверка на моменталниот начин на работа и за навремено отстранување на слабите точки.
Корисно е да се провери:
- дали сите фактури се издаваат со точни податоци;
- дали клиентите и добавувачите се правилно заведени;
- дали постојат различни типови на ДДВ третман;
- дали има услуги кон странски клиенти;
- дали се користат авансни фактури, сторно фактури или одобренија;
- дали фактурите се чуваат организирано;
- дали сметководството навремено ги добива сите потребни документи;
- дали софтверот за фактурирање може да се поврзе со идниот процес.
Најчести прашања за е-Фактура
Дали PDF фактура испратена по e-mail ќе биде доволна?
Не треба да се третира како исто нешто. Е-Фактурата е структурирана електронска фактура што се потпишува, доставува и валидира преку системот на УЈП.
Дали секоја компанија мора да има сопствен софтвер?
Не мора секоја компанија да има сопствен ERP систем. Во тест фазите се предвидуваат различни начини на работа, вклучително и веб апликација за компании што немаат сопствени системи за фактурирање.
Дали е-Фактурата значи дека сметководството станува автоматско?
Не целосно. Процесот ќе биде подигитален, но и понатаму ќе биде потребна контрола на даночниот третман, роковите, евиденцијата и финансиските извештаи.
Кога треба да започне подготовката?
Најдобро е подготовката да започне додека системот е во тест фаза: со проверка на софтверот, сертификатите, интерните одобрувања, ДДВ третманот и улогата на сметководството.
Како Александар.АК може да помогне?
Е-Фактурата е техничка промена, но нејзиното вистинско влијание е сметководствено и организациско. Компаниите ќе треба да знаат кој податок влегува во фактурата, како се третира ДДВ, како се следи статусот на фактурата и како сметководството навремено добива точни информации.
Во Александар.АК им помагаме на компаниите да го постават процесот правилно: од проверка на фактурирањето и ДДВ третманот, до сметководствена евиденција, дигитална организација и подготовка за електронско фактурирање.
Нашиот пристап е да ја поврземе компанијата, сметководствениот тим и дигиталните алатки во еден поорганизиран систем, затоа што е-Фактурата не треба да биде само нова обврска, туку можност за подобро финансиско работење.
Подгответе ја Вашата компанија за е-Фактура
Побарајте поддршка за сметководство, ДДВ третман, фактурирање и дигитална организација уште додека системот е во тест фаза.
Навремената подготовка може да помогне компанијата полесно да ги разбере новите процеси, да ги намали грешките во фактурирањето и да ја подобри комуникацијата меѓу административниот, финансискиот и сметководствениот дел од работењето.