Во почетокот, финансиската администрација во една компанија често изгледа едноставно. Неколку фактури месечно, неколку документи, неколку вработени и директна комуникација со сметководството.
Но како што компанијата расте, истиот начин на работа може постепено да стане неефикасен. Не затоа што некој работи погрешно, туку затоа што обемот на информации, документи и луѓе станува поголем од процесот што првично бил доволен.
Токму тука многу компании почнуваат да го чувствуваат првиот знак дека го надраснуваат класичниот начин на работа со сметководството.
Целта е да препознаете кога сегашниот начин на работа почнува да создава доцнења, дупла работа и непотребно рачно усогласување.
Кога растот почнува да ја оптоварува администрацијата?
Растот на компанијата не се гледа само во поголем приход или повеќе клиенти. Тој се гледа и во бројот на документи што треба да се обработат, бројот на луѓе што треба да бидат координирани и бројот на информации што треба навремено да стигнат до сметководството и менаџментот.
Кога компанијата има мал обем на работа, многу работи можат да се решаваат преку email, Viber, Excel табела или физички документи. Но кога обемот расте, истиот начин на работа почнува да создава тесни грла.
1. Расте бројот на фактури и документи
Еден од првите знаци е зголемувањето на бројот на фактури, влезни документи, излезни документи, договори, испратници, налози и други административни материјали.
Кога документите се малку, лесно е да се следи што е испратено, што недостасува и што треба да се достави до сметководството. Но кога бројот расте, станува сè потешко да се знае која е последната верзија, кој документ е веќе доставен и што сè уште чека обработка.
2. Поголем број вработени носи поголема административна комплексност
Кога компанијата има неколку вработени, процесите околу плати, договори, отсуства и промени кај вработените можат да изгледаат едноставно.
Но кога 5 вработени стануваат 15, 30 или повеќе, се зголемува бројот на информации што треба да бидат точни, навремени и достапни. Секоја промена кај вработените, секое отсуство, секој договор и секоја административна активност создава дополнителна координација.
Во тој момент, компанијата веќе не управува само со плати. Таа управува со цел процес околу луѓе, документи, рокови и комуникација.
3. Повеќе лица се вклучени во финансиските и административните процеси
Во помала компанија, често едно или две лица знаат каде се сите документи и што треба да се направи. Во поголем обем на работа, во процесот влегуваат повеќе луѓе: сопственик, менаџер, административно лице, продажба, набавка, HR, финансии и сметководство.
Колку повеќе лица се вклучени, толку е поголема потребата сите да работат со истите информации. Ако еден документ е во email, друг во Viber, трет во Excel, а четврт во хартиена форма, процесот станува зависен од тоа кој што видел, што запомнил и што проследил.
| Ситуација | Што се случува? | Последица |
|---|---|---|
| Документи преку повеќе канали | Фактури и информации пристигнуваат преку email, Viber, хартија или Excel. | тешко следење |
| Повеќе лица во процесот | Различни луѓе имаат различни делови од информацијата. | зависност од комуникација |
| Рачно усогласување | Информациите треба дополнително да се проверуваат, споредуваат и потврдуваат. | губење време |
4. Информациите се бараат од повеќе извори
Еден од најчестите знаци дека процесот станал неефикасен е кога за една финансиска информација треба да се проверат повеќе места.
На пример, дел од податоците се во сметководството, дел во Excel табела, дел во email комуникација, дел кај одговорното лице, а дел во документ што сè уште не е испратен. Во ваква ситуација, информацијата можеби постои, но не е лесно достапна кога му е потребна на менаџментот.
Проблемот не е само во тоа што се губи време. Проблемот е што деловните одлуки се носат врз основа на информации што доцнат, се нецелосни или мора дополнително да се усогласуваат.
5. Excel, email, Viber и хартиени документи повеќе не се доволни
Excel, email, Viber и хартиените документи не се проблем сами по себе. Напротив, во одредена фаза тие можат да бидат практични и доволни.
Но кога компанијата расте, овие алатки често почнуваат да се користат како замена за организиран процес. Тогаш секој канал содржи по еден дел од сликата, а никој нема целосен увид без дополнителна проверка.
6. Информациите доцнат, а рачното усогласување станува редовна работа
Кога финансиските информации се движат преку повеќе канали и повеќе лица, доцнењето станува очекувано. Сметководството чека документи. Менаџментот чека извештај. Администрацијата чека потврда. А секоја страна зависи од тоа дали некој навреме ја испратил точната информација.
Во таков модел, голем дел од времето не се троши на анализа или планирање, туку на барање, проверување и усогласување на податоци.
- фактурите и документите се испраќаат преку повеќе различни канали;
- финансиските информации се бараат од повеќе места;
- расте бројот на вработени и административни активности;
- има сè повеќе рачно усогласување и дупли внесувања;
- важните информации доаѓаат подоцна отколку што му се потребни на менаџментот;
- сè почесто се поставува прашањето: „Каде е последната верзија?“.
Кога има логика процесите да се централизираат?
Централизацијата не значи дека секоја компанија веднаш мора да воведе нов софтвер или целосно да го смени начинот на работа. Таа значи дека клучните финансиски и административни информации треба да имаат појасно место, појасен процес и појасна одговорност.
Има логика да се размислува за централизација кога компанијата веќе има поголем обем на фактури, повеќе вработени, повеќе лица вклучени во процесите и сè поголема потреба од навремен увид во финансиските информации.
Што може дополнително да проверите во е-книгата?
Ако сакате подлабоко да ја проверите моменталната организација во Вашата компанија, е-книгата „Дигитално сметководство во Македонија: Практичен водич за македонските компании“ продолжува со практични поглавја за документи и комуникација, плати и вработени, фактури и е-Фактура, финансиски извештаи, трговија и залиха, како и самопроценка дали Вашата компанија е подготвена за дигитално работење.
Идејата на водичот е прво да Ви помогне да препознаете каде сегашниот процес создава непотребна рачна работа, а потоа да размислите кој дел од работењето треба прво да се организира.
Што значи поорганизиран начин на работа со сметководството?
Поорганизиран начин на работа не значи само „помалку хартија“. Тоа значи компанијата и сметководството да работат со појасни информации, појасни канали и помалку рачно усогласување.
Кога процесите се подобро организирани, полесно се следи што е испратено, што е обработено, што недостасува и кои информации се потребни за носење деловни одлуки.
Во таа насока, дигиталното сметководство во Македонија не треба да се гледа само како техничка промена, туку како практичен начин компаниите да го подредат растот на финансиските и административните процеси.
Најчести прашања
Кога компанијата го надраснува класичниот начин на работа со сметководството?
Кога бројот на фактури, документи, вработени и лица вклучени во процесите станува доволно голем за да создава доцнења, рачно усогласување и потреба информациите да се бараат од повеќе извори.
Дали Excel и email се секогаш проблем?
Не. Тие можат да бидат доволни во помал обем на работа. Проблемот започнува кога стануваат главен начин за управување со голем број документи, луѓе и финансиски информации.
Што значи централизација на процесите?
Централизација значи клучните документи, информации и комуникација да се организираат во појасен процес, наместо да бидат расфрлани низ повеќе канали и лица.
Дали ова значи дека веднаш ми треба нов софтвер?
Не секогаш. Првиот чекор е да се препознае каде процесот станува неефикасен. Потоа може да се процени дали е доволна подобра организација или има потреба од дигитално решение.
Сакате да проверите дали Вашата компанија е подготвена за дигитално работење?
Преземете ја е-книгата „Дигитално сметководство во Македонија: Практичен водич за македонските компании“ или закажете демо за да видите како поорганизиран workflow би изгледал во Вашата компанија.
АК Дигитал може да биде следен чекор за компании кои сакаат клучните финансиски и административни процеси да ги постават во една појасна, поврзана и попрегледна структура.
